Esta es una pregunta que las empresas se hacen a menudo, aquí te ayudamos para que tengas una idea clara y planifiques con el tiempo idóneo para que tu evento sea exitoso. La anticipación ideal depende de varios factores, ten en cuenta estos detalles:
- La escala de la audiencia: Cuantas personas quieres reunir en el evento, esto va a determinar el tipo de venue e influye en otros aspectos importantes
- La logística de los asistentes: Si es un evento que requiere transporte, viaje y hospedería o si es un evento local en la misma región que están la mayoría de los asistentes.
- Evento con o sin patrocinadores: Si el evento va a ser costeado por tu empresa o socios de negocio o si requiere auspicios para llevarlo a cabo; este detalle afecta el tiempo de planificación requerido ya que los auspicios hay que trabajarlos con tiempo para garantizar el evento.
- Si hay invitados internacionales: Si quieres traer recursos o invitados de otro país o región, es importante planificar con tiempo boletos, hospedería y transporte.
En The A Lab nos especializamos en materializar ideas, a veces en tiempo record!... pero para una ejecución impecable recomendamos una planificación con un margen de tiempo saludable. Para garantizar un proceso fluido y sin imprevistos, hemos preparado esta guía breve y general de tiempos estimados según el alcance de tu evento. Veamos a continuación….
Eventos pequenos [reuniones de junta, desayunos, almuerzos o meetings de reportes]
Estos eventos tienen un alcance de hasta 50 invitados, son eventos de corta duración con una planificación básica de venue, catering, AV, entre otros. Tiempo mínimo recomendado: 1-4 meses.
Eventos intermedios [lanzamientos, meetings anuales de socios, cumbres de líderes]
Los lanzamientos de marca son eventos de gran importancia para una empresa. Este tipo de eventos recomiendan de 3 a 6 meses de planificación. Varía entre 50 a 250 participantes. Son eventos para lanzar un producto o servicio a un nicho, con prensa y personas de interés para la empresas que desean un impacto viral.
Nota: Si es un producto físico el que vas a lanzar es importante que tengas una excelente logística para recibirlo con tiempo previo al evento. Situaciones ajenas a nuestro control pueden ocurrir y puede afectar tu lanzamiento.
Si hablamos de seminarios, talleres o meetings anuales recomiendan para 150- a 300 invitados. Este tipo de eventos se puede trabajar en un periodo no mayor de 6 meses.
Eventos a gran escala [Congresos simposios o convenciones]
Este tipo de evento se cataloga como multitudinario ya que reúne conferencias, talleres, experiencias y ponentes de alto perfil. Buscan posicionar la marca o reunir a la industria. Reúne a +500 asistentes. Mínimo recomendamos de 8 a 12 meses de planificación.
Si es un evento de varios días, que incluye viajar a participantes de otros países o regiones y prensa, recomendamos mayor planificación. Es importante mencionar que este tipo de eventos, requiere un venue con espacios grandes, es por ello que es importante planificar con tiempo.
En The A Lab te ayudamos a conceptualizar tu idea, definir el tipo de evento y planificar cada detalle de forma estratégica.