En un evento corporativo se ve el reflejo de tu marca o empresa. Conlleva muchas facetas y detalles, es por eso que antes de iniciar todo debes aterrizar la idea.
Son muchos los detalles que hay que trabajar para que un evento corporativo sea exitoso, es por ello que una estructura y planificación con tiempo es necesario. Hay eventos como conferencias, lanzamientos y convenciones que se trabajan con entre 8 a 12 meses de anticipación.
Cuando trabajas en un evento anual o una conferencia muchas veces no es el único proyecto que tienes en agenda, por lo que es importante establecer un calendario de trabajo para cumplir con las demandas y entregas, a la misma vez que cumples con tu rol.
Te compartimos algunos puntos importantes por lo que puedes comenzar:
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¿Cuál es el objetivo principal de tu evento? Define qué deseas lograr y la modalidad del evento: ¿será un lanzamiento, un taller de capacitación, una convención con área de exhibidores, incluye alguna experiencia gastronómica?
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¿Quién es tu público objetivo? Al igual que tu marca o empresa, el evento no es para todo el mundo. Define si está diseñado para socios, miembros de una asociación específica o el público general. Si el evento es por invitación, compra de boleto o gratuito. Si el evento admite personas de todas las edades o un grupo en específico.
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¿Dónde se llevará a cabo? Determina la ubicación geográfica (ciudad o estado) y evalúa la accesibilidad y conectividad del lugar. Es importante que el público objetivo vaya alineado al lugar donde lo deseas hacer. No es recomendable hacer un evento en un pueblo o estado cuando la mayoría es de otro a menos que la logística del evento sea bajo el formato de hospedería. Es importante que sea un lugar céntrico y accesible.
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¿Qué formato tendrá? Define si la experiencia será 100% presencial, virtual o híbrida. Es importante que cuentes con los recursos para manejar de forma adecuada el formato elegido.
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¿Cuál es la fecha estratégica? Elige el momento idóneo evaluando aniversarios corporativos o temporadas del año donde la audiencia no se encuentre de vacaciones. Revisa agenda de otros eventos similares y si es fecha de mayor demanda en los venues planifica con tiempo.
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¿Con qué presupuesto cuentas? Debes iniciar con una proyección financiera realista. La claridad financiera desde el día uno evitará sorpresas en el camino. Es por ello que debes tener un presupuesto definido para hacer una buena selección de proveedores.
Toma tu tiempo y responde estas preguntas, busca ayuda de profesionales en la planificación de eventos para darle forma a tu proyecto.
¿Organizando un evento?
En The A Lab te apoyamos de principio a fin. Nos encargamos de la planificación parcial o total de tu evento corporativo. Búsqueda y selección de proveedores con la mejor relación calidad-precio y trabajamos presentaciones para socios o auspiciadores. Tenemos el personal para apoyarte durante el montaje y el día del evento o identificamos el mejor entretenimiento para tu actividad. Lo que necesites, lo podemos hacer por ti.